Politique de confidentialité

Version du : 22/04/2021

 

DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

 

1. Définitions

 

Client : signifie la société, qui a signé un contrat avec DOTCOACHS afin de permettre à un ou plusieurs de ses salariés de s’inscrire sur le Site afin de bénéficier d’un nombre défini de Séances.

Données à caractère personnel : signifie toute information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement, tels que mais sans que cela ne soit limitatif, un nom, une adresse postale, une adresse mail, un numéro de téléphone, une adresse IP…

Expert(s) : signifie le psychologue, professionnel de santé ou coach, utilisant le Site pour offrir aux Utilisateurs une prestation d’accompagnement en matière de psychologie et/ou de coaching.

Personnes concernées : signifie les personnes physiques dont les Données à caractère personnel sont collectées par DOTCOACHS dans le cadre de l’exploitation du Site, conformément aux présentes.

Séances : signifie la prestation d’accompagnement fournie à l’Utilisateur par l’Expert sur le Site.

Site : signifie la plateforme app.dotcoachs.com et la plateforme www.dotcoachs.com.

Tiers salarié : signifie un salarié du Client (RH, manager, collègue)  auprès duquel l’Utilisateur demande un avis (feedback) sur son parcours de formation.

Utilisateur(s) : signifie la personne physique enregistrée sur le Site souhaitant accéder aux Séances.

 

2. Identité du responsable de traitement

 

Le responsable de traitement est la société DOTCOACHS, dont le siège social est 15, rue Ancelle, 92200 Neuilly-sur-Seine, immatriculée au RCS de Nanterre sous le n°827 580 242 (ci-après désignée « DOTCOACHS »).

DOTCOACHS exploite les plateformes www.dotcoachs.com et https://app.dotcoachs.com/Le Site met en relation des Utilisateurs, souhaitant bénéficier d’un parcours de formation, avec des Experts.

DOTCOACHS accorde une importance particulière au respect de la vie privée des Personnes concernées et à la confidentialité de leurs Données à caractère personnel. DOTCOACHS s’engage ainsi à traiter les données dans le respect des lois et règlementations applicables, et notamment la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés modifiée par la loi 2018-493 du 20 juin 2018, et le Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après désignée collectivement  « la Réglementation »). 

La présente politique de confidentialité, mise en place par DOTCOACHS, a vocation à fournir aux Personnes concernées susvisées une information synthétique et globale sur les traitements de Données à caractère personnel les concernant opérés par DOTCOACHS à travers le Site.

 

2. Les données à caractère personnel

 

Le terme « donnée à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement, tels que mais sans que cela ne soit limitatif, un nom, une adresse postale, une adresse mail, un numéro de téléphone, une adresse IP…

 

3. Les Données à caractère personnel collectées par DOTCOCACHS

3.1 Les données transmises par le Client

Lorsqu’un Client conclut un contrat avec DOTCOACHS ayant pour objet de permettre à un ou plusieurs de ses salariés ou préposés, de bénéficier d’un nombre défini de Séances, il transmet, sous sa responsabilité, à DOTCOACHS, les adresses mails des salariés ou préposés concernés.

DOTCCOACHS collectera également auprès du Client l’adresse mail des salariés autorisés à accéder à l’espace réservé au Client sur le Site. Le Client a consenti à l’utilisation de ces Données à caractère personnel dans le cadre du contrat le liant à DOTCOACHS.

 

3.2 Les données transmises par l’Utilisateur

Lorsque l’Utilisateur ouvre un compte sur le Site, DOTCOACHS collecte sur le Site son nom, prénom, email, numéro de téléphone, la thématique sur laquelle il souhaite bénéficier d’un accompagnement, le contexte de la demande et son objectif. L ‘Utilisateur peut également choisir de transmettre une photo (champ optionnel).

Dans un second temps, lors d’un entretien téléphonique réalisé entre l’Utilisateur et DOTCOACHS, l’Utilisateur est susceptible de fournir des informations complémentaires permettant de définir un parcours de formation adapté et d’améliorer son expérience avec DOTCOACHS.

Une fois le parcours de formation terminé, l’Utilisateur pourra de manière optionnelle remplir une feuille de route incluant 3 questions ouvertes sur ce qui a changé pour lui, ce qu’il s’engage à mettre en place ainsi que des outils et lectures qu’il sera amené à utiliser ultérieurement.

DOTCOACHS conserve dans les conditions définies ci-après  l’ensemble des données susvisées relatives à l’Utilisateur et à son parcours de formation.

DOTCOACHS conserve également l’historique des Séances suivies par l’Utilisateur.

En revanche, DOTCOACHS ne collecte aucune Donnée à caractère personnel relative au contenu des Séances suivies par l’Utilisateur auprès des Experts. DOTCOACHS et le Client n’ont aucunement connaissance du contenu des Séances et ne dispose d’aucun droit d’accès aux Séances fournies par l’Expert à l’Utilisateur afin de respecter rigoureusement le principe de confidentialité.

Les seules informations que DOTCOACHS pourra demander à propos des Séances sont d’ordre purement technique (bon fonctionnement du Site par exemple), ou relatives aux conditions de réalisation de la Séance (nombre de Séances suivies, mode de communication choisi par les parties, éventuel retard ou annulation de Séance par exemple).

Aucune donnée médicale sur l’Utilisateur n’est collectée sur le Site.

 

3.3 Les données transmises par les Utilisateurs sur les Tiers salariés

L’Utilisateur peut, de manière optionnelle, lors de la création de son compte sur le Site, demander un avis (feedback) à un Tiers salarié. L’Utilisateur transmet alors à DOTCOACHS le nom, prénom, email, relation professionnelle (manager, RH, collègue) du Tiers Salarié concerné ainsi que si nécessaire un message additionnel.

La demande de feedback contiendra 3 champs libres sur ce que l’Utilisateur doit continuer (atout), arrêter ou commencer à faire (axe de progression) dans le cadre de son activité professionnelle.

DOTCOACHS adresse par email la demande de feedback au Tiers salarié.

Le Tiers salarié pourra :

(i) retourner la demande de feedback, dûment complétée, en se connectant sur le Site et en acceptant la politique « Données Personnelles » du Site ou

(ii) demander par retour de mail à DOTCOACHS la suppression des données personnelles le concernant.

A défaut de retour du Tiers salarié dans les 15 jours de la demande de feedback, les Données à caractère personnel du Tiers salarié seront supprimées par DOTCOACHS.

Suite au retour du Tiers salarié, DOTCOACHS conservera les données du Tiers salarié et la demande de feedback complétée dans les conditions définies ci-après.

3.4 Les données transmises par les Experts

Lorsque l’Expert s’enregistre sur le Site et ouvre son compte, DOTCOACHS collecte sur le Site son nom, prénom, email, numéro de téléphone, ses diplômes et qualifications, ses expérience et parcours professionnel.

3.5 La messagerie

DOTCOACHS met à la disposition de l’Utilisateur et de l’Expert sur le Site une messagerie leur permettant d’échanger des informations sur l’organisation des Séances, entre eux ou avec DOTCOACHS.

Cette messagerie est exclusivement destinée à améliorer l’organisation des Séances (report, annulation, …) ou à partager des ressources (envoi de documentations). Dans le cadre de la gestion du Site, DOTCOACHS aura accès à cette messagerie.

Cette messagerie n’est pas destinée à être utilisée par l’Utilisateur et l’Expert pour contenir des informations individuelles sur le contenu des Séances.

 

4. Les Données à caractère personnel des Utilisateurs gérées par des services tiers

 

4.1 Dans le cadre de l’utilisation du Site, et afin de collecter des informations complémentaires sur l’Utilisateur, l’Utilisateur peut être invité à répondre via le service Typeform à des questionnaires. L’Utilisateur n’est pas obligé de répondre à ces questionnaires.

Les réponses fournies par l’Utilisateur dans le cadre de ces questionnaires sont traitées par un service externe Typeform. Les réponses à ce questionnaire sont facultatives. Si l’Utilisateur répond à ce questionnaire d’impact, il consent à ce que ses Données à caractère personnel collectées lors du questionnaire soient traitées conformément aux conditions générales de Typeform.

4.2 L’Utilisateur pourra à travers le service de chat Crisp poser des questions pour pouvoir être aidé dans sa navigation. Dans le cadre de ce service, Crisp utilise des cookies installés sur le Site pour collecter des données sur l’Utilisateur. Si l’Utilisateur utilise le service de chat Crisp, il consent à ce que des Données à caractère personnel le concernant soient collectées et traitées conformément aux conditions générales de Crisp.

4.3 L’Utilisateur est informé et consent à ce que les Données à caractère personnel le concernant collectées par les services tiers susvisés soient accessibles à DOTCOACHS dans le cadre de la gestion de l’Utilisateur sur le Site.

Dans le cadre de ces traitements de données, l’Utilisateur sera en relation directe avec les services tiers concernés. Dans ce cas, l’Utilisateur devra se référer aux mentions légales, aux conditions générales d’utilisation et aux politiques de protection des données accessibles aux adresses https://admin.typeform.com/to/dwk6gt et crisp.chat/en/privacy/. Pour tous problèmes ou questions liées à l’utilisation de ces services et/ou au respect de la Réglementation par ces services, l’Utilisateur peut contacter le Site à l’adresse contact@simundia.com.

 

5. Les finalités du traitement réalisé par DOTCOACHS

 

Traitements opérés sur le fondement légal de l’exécution des obligations contractuelles de DOTCOACHS et de la gestion de la relation client :

DOTCOACHS collecte et traite les Données à caractère personnel des Personnes concernées afin de pouvoir assurer dans les meilleures conditions les services de mise en relation des Utilisateurs avec les Experts. Ces données sont notamment traitées pour :

  • Sélectionner des Experts professionnels et expérimentés,
  • Recueillir un feedback sur l’Utilisateur auprès d’un Tiers salarié pour adapter le parcours de formation de l’Utilisateur,
  • Proposer à l’Utilisateur un Expert adapté à son besoin,
  • Mettre en relation l’Utilisateur avec l’Expert sélectionné,
  • Permettre à l’Utilisateur de réserver en ligne sur le Site des Séances,
  • Mettre à la disposition de l’Utilisateur et de l’Expert une messagerie dédiée,
  • Gérer les comptes des Utilisateurs et des Experts (suivi de la relation commerciale avec le client, suivi des Séances à des fins de facturation, comptabilité),
  • Suivre les avis des Utilisateurs sur le déroulement des Séances,
  • Permettre au Client un suivi individualisé des parcours de formation sélectionnés par ses salariés, Utilisateurs.

L’Utilisateur consent à l’utilisation de ses Données à caractère personnel à l’ouverture de son compte sur le Site et, concernant les services tiers susvisés, lors de l’utilisation de ces services.

L’Expert consent à l’utilisation de ses Données à caractère personnel à l’ouverture de son compte sur le Site.

Le Tiers salarié consent à l’utilisation de ses Données à caractère personnel en se connectant sur le Site dans le cadre de l’envoi de la demande de feedback, dûment complétée.

Le Client a consenti à l’utilisation des Données à caractère personnel de ses salariés autorisés à accéder à l’espace Client réservé sur le Site dans le contrat le liant à DOTCOACHS.

DOTCOACHS peut également être amené à traiter certaines Données à caractère personnel des Utilisateurs et des Experts à des fins d’analyse statistiques pour analyser les Séances fournies et améliorer les offres de services.

DOTCOACHS n’utilise pas les Données à caractère personnel des Personnes concernées à des fins de prospection commerciale.

 

6. La durée de conservation des données collectées par SIMUNDIA

 

Les Données à caractère personnel relatives à l’Utilisateur et au Tiers salarié seront supprimées 5 ans après la dernière connexion au Site de l’Utilisateur.

Les données à caractère personnel relatives à l’Expert seront supprimées 5 ans après la dernière Séance qu’il aura fournie à un Utilisateur.

Les Données à caractère personnel relatives au Client seront supprimées 5 ans après la dernière connexion au Site d’un Utilisateur.

Le contenu de la messagerie sera supprimé 5 ans après la dernière connexion au Site de l’Utilisateur.

L’accès aux Données à caractère personnel relatives à l’Utilisateur traitées par les services tiers visés dans l’article 4 ci-dessus sera supprimé pour DOTCOACHS, dans les conditions prévues par les politiques de confidentialité appliquées par ces services tiers, et dans un délai maximum de 5 ans après la dernière utilisation du service tiers concerné.

Par exception, certaines de ces Données à caractère personnel pourront être archivées avec un accès restreint pour gérer les réclamations et contentieux en cours ainsi que pour répondre aux obligations légales et/ou règlementaires et/ou encore pour répondre aux demandes des autorités autorisées à en faire la demande pour une durée maximale de 10 ans. Les données sont ensuite définitivement supprimées.

 

7. Les destinataires des Données à caractère personnel

7.1 Les données relatives à l’Utilisateur

L’ensemble des données relatives à l’Utilisateur, décrites dans l’article 3.2 ci-dessus sont destinées aux équipes de DOTCOACHS et à l’Expert chargé de fournir des Séances à l’Utilisateur.

Dans le cadre du suivi du parcours de formation par ses salariés, le Client aura accès sur son espace Client réservé sur le Site :

  • aux noms des Utilisateurs inscrits sur le Site,
  • au nombre de Séances suivies par les Utilisateurs,
  • aux thématiques sélectionnées par les Utilisateurs,
  • aux bilans de fin de parcours.

7.2 Les données relatives aux Tiers salariés

Les données relatives aux Tiers Salarié (demande de feedback) seront destinées à l’Utilisateur, aux équipes de DOTCOACHS et à l’Expert chargé de fournir les Séances à l’Utilisateur.

 

8. Les transferts de Données à caractère personnel

8.1 Les transferts de données Utilisateurs au Client

DOTCOACHS pourra transmettre au Client des données sur l’utilisation du Site par les Utilisateurs.

Ces données ne pourront en aucun cas concerner le contenu des Séances suivies par les Utilisateurs.

8.2 Autres transferts de données

DOTCOACHS ne transfère pas les Données à caractère personnel des Personnes concernées à des tiers. DOTCOACHS se réserve néanmoins  la possibilité de faire appel à des sous-traitants techniques, par exemple pour l’hébergement et la maintenance des données à caractère personnel.

Les Données à caractère personnel sont hébergées :

  • par la société AWS pour le stockage objet, c’est-à-dire la photo des Utilisateurs (champ optionnel). Les serveurs d’AWS utilisés par DOTCOACHS sont situés en France ;
  • par la société Clevercloud pour l’applicatif et la base de données. Les serveurs de Clevercloud utilisés par DOTCOACHS sont également situés en France.

Les prestataires techniques sont tenus de respecter la Réglementation. Ces prestataires ne peuvent utiliser les Données à caractère personnel des Personnes concernées que pour le compte de SIMUNDIA.

Les Données à caractère personnel des Personnes concernées ne seront transmises que :

  • si la réglementation en vigueur l’exige ;
  • si une telle transmission est nécessaire pour se conformer à la loi ou la réglementation en vigueur, à une procédure judiciaire et/ou à une injonction administrative ou judiciaire ;
  • plus généralement, pour agir dans des circonstances urgentes afin de protéger la sécurité personnelle des Personnes concernées.

DOTCOACHS ne procède à aucun transfert de Données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne. 

Les Données à caractère personnel des Personnes concernées ne sont transférées à aucun partenaire commercial de DOTCOACHS.

 

9. Les droits des Personnes concernées

 

Les Personnes concernées disposent des droits suivants :

Droit d’accès : Les Personnes concernées ont le droit de demander quelles données DOTCOACHS  détient et d’en obtenir la communication.

Droit de rectification : Les Personnes concernées ont le droit de demander la rectification des données inexactes les concernant détenues par DOTCOACHS.

Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : Les Personnes concernées ont le droit dans les conditions prévues par la Réglementation d’obtenir de la part de DOTCOACHS l’effacement des données les concernant.

Droit à la limitation du traitement :  Les Personnes concernées ont le droit de demander à DOTCOACHS de suspendre le traitement de leurs données le temps qu’une vérification puisse avoir lieu (vérifier notamment l’exactitude et la pertinence des Données à caractère personnel traitées par DOTCOACHS).

Droit de portabilité : Les Personnes concernées peuvent obtenir que les Données à caractère personnel les concernant leur soient transmises dans un format structuré et ont le droit de les transmettre à un autre responsable de traitement.

Droit d’opposition : Les Personnes concernées ont le droit de s’opposer, à tout moment, à figurer dans un fichier pour des motifs légitimes.

Droit de définir des directives relatives au sort de des données à caractère personnel post-mortem : En l’absence de directives ou de mentions contraires dans lesdites directives, les héritiers des Personnes concernées peuvent après leur décès exercer leurs droits sur leurs Données à caractère personnel.

Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle

Pour plus d’informations concernant l’exercice des droits :

https://www.cnil.fr/fr/comprendre-vos-droits

L’exercice de ces droits peut se faire en adressant une demande à DOTCOACHS à l’adresse contact@dotcoachs.com DOTCOACHS fournit ses meilleurs efforts pour répondre aux demandes dans un délai raisonnable, et en tout état de cause dans les délais fixés par la Réglementation.

 

10. Sécurisation des Données à caractère personnel

 

DOTCOACHS maintient des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les Données à caractère personnel contre la destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisés aux données à caractère personnel, que ce soit à titre accidentel ou illicite.

SIMUNDIA assure la sécurité des Données à caractère personnel contre tout accès, utilisation ou divulgation frauduleuse, en mettant en place une protection des données renforcée par l’utilisation de mesures techniques de sécurisations physiques et logiques appropriées afin de garantir l’intégrité des données, ainsi que leur traitement confidentiel et sécurisé. 

Ainsi, parmi les mesures prises par DOTCOACHS pour sécuriser l’ensemble des Données à caractère personnel:

  • Cryptage des données : Les URL du Site sont cryptées grâce à l’utilisation de token ;
  • Visioconférence : Les Séances entre Utilisateurs et Experts peuvent être menées par visioconférence, grâce à l’outil intégré sur le Site et développé par Twilio. Cet outil est basé sur une technologie webrtc. Pour plus de détails sur la sécurisation de cet outil https://www.twilio.com/securityAucune Donnée à caractère personnel n’est collectée par DOTCOACHS dans le cadre des Séances.
  • L’ensemble des Experts sélectionnés par DOTCOACHS sont soumis à des engagements de confidentialité stricts : par conséquent, ils ne peuvent pas divulguer à SIMUNDIA ou à tout tiers les informations données par l’Utilisateur dans le cadre des Séances. L’Expert comme l’Utilisateur s’engagent à ne pas filmer ni enregistrer la Séance. Il s’engage également à s’isoler de toute tierce personne susceptible d’entendre la conversation durant la Séance.

 

 

COOKIES

Lors de la consultation du Site, des cookies sont déposés sur l’ordinateur de l’Utilisateur et/ou de l’Expert, son mobile ou sa tablette.

Les cookies sont des fichiers textes déposés sur l’ordinateur lors de la consultation d’un site. Ils ont notamment pour but de collecter des informations relatives à la navigation sur les sites. Les cookies sont gérés par le navigateur internet.

Différents types de cookies sont utilisés sur le Site.

Des cookies analytiques

Il s’agit des cookies qui permettent de connaître l’utilisation et les performances du Site

Google Analytics qui trace le nombre de fois que l’Utilisateur et/ou l’Expert a visité le Site, qui calcule combien de temps l’Utilisateur et/ou l’Expert est resté sur le Site, qui trace quel moteur de recherche l’Utilisateur et/ou l’Expert a utilisé

Des cookies tiers

Il s’agit de cookies fournis par des tiers, installés sur le Site, qui permettent de faire un lien (échange d’informations) avec un réseau social. 

Pixel Facebook qui trace la navigation de l’Utilisateur et/ou de l’Expert sur le Site et fait le lien avec la page Facebook de DOTCOACHS.

Ce type de cookie peut permettre au réseau social concerné de suivre la navigation sur le Site, du seul fait que le compte de l’Utilisateur et/ou de l’Expert  au réseau social concerné est activé sur son terminal (session ouverte) durant la navigation sur le Site. 

DOTCOACHS n’a aucun contrôle sur le processus employé par les réseaux sociaux pour collecter des informations relatives à la navigation sur le Site et associées aux données personnelles dont ils disposent. SIMUNDIA invite l’Utilisateur et/ou l’Expert à consulter les politiques de protection de la vie privée de ces réseaux sociaux afin de prendre connaissance des finalités d’utilisation, notamment publicitaires, des informations de navigation qu’ils peuvent recueillir grâce à ces cookies. Ces politiques de protection doivent notamment permettre à l’Utilisateur et/ou l’Expert d’exercer ses choix auprès de ces réseaux sociaux, notamment en paramétrant leurs comptes d’utilisation de chacun de ces réseaux.

Crisp : qui permet de répondre aux questions de l’Utilisateur sur le Site par un système de chat. SIMUNDIA invite l’Utilisateur et/ou l’Expert à consulter les politiques de protection de la vie privée du service Crisp afin de prendre connaissance des finalités d’utilisation, des conditions d’utilisation des données collectées et de leur durée de conservation.

En poursuivant la navigation sur le Site, l’Utilisateur et/ou l’Expert accepte l’utilisation de ces cookies.

Les données collectées par l’intermédiaire des cookies sont conservées par SIMUNDIA pendant une durée maximale de 13 mois. 

L’Utilisateur et/ou l’Expert peut néanmoins à tout moment choisir de désactiver les cookies en paramétrant son navigateur internet.

L’Utilisateur et/ou l’Expert peut également paramétrer son navigateur pour signaler les cookies qui sont déposés dans son ordinateur et demander de les accepter ou non.

L’Utilisateur et/ou l’Expert peut accepter ou refuser les cookies au cas par cas ou bien les refuser systématiquement une fois pour toutes.

Le paramétrage du navigateur internet est néanmoins susceptible de modifier les conditions d’accès aux services proposés par le Site. Ainsi, si le navigateur est configuré de manière à refuser l’ensemble des cookies, l’Utilisateur et/ou l’Expert pourra être bloqué sur certaines fonctions essentielles du Site.

L’Utilisateur et/ou l’Expert peut désactiver les cookies en suivant les instructions comme suit :

1/ Navigateur Internet Explorer

Dans Internet Explorer, cliquez sur le bouton Outils, puis sur Options Internet.

Sous l’onglet Général, sous Historique de navigation, cliquez sur Paramètres.

Cliquez sur le bouton Afficher les fichiers.

Cliquez sur l’en-tête de colonne Nom pour trier tous les fichiers dans l’ordre alphabétique, puis parcourez la liste jusqu’à ce que vous voyez des fichiers commençant par le préfixe » Cookie «. (tous les cookies possèdent ce préfixe et contiennent habituellement le nom du site Web qui a créé le cookie).

Sélectionnez le ou les cookies comprenant le nom » ….. « et supprimez-les

Fermez la fenêtre qui contient la liste des fichiers, puis cliquez deux fois sur OK pour retourner dans Internet Explorer.

2/ Navigateur Firefox

Allez dans l’onglet « Outils » du navigateur puis sélectionnez le menu « Options »

Dans la fenêtre qui s’affiche, choisissez » Vie privée « et cliquez sur » Affichez les cookies

Repérez les fichiers qui contiennent le nom « …… » Sélectionnez-les et supprimez-les.

3/Navigateur Safari

Dans votre navigateur, choisissez le menu Édition > Préférences.

Cliquez sur Sécurité.

Cliquez sur Afficher les cookies.

Sélectionnez les cookies qui contiennent le nom » …….. « et cliquez sur Effacer ou sur Tout effacer.

Après avoir supprimé les cookies, cliquez sur Terminé.

4/ Navigateur Google Chrome

Cliquez sur l’icône du menu Outils.

Sélectionnez Options.

Cliquez sur l’onglet Options avancées et accédez à la section « Confidentialité ».

Cliquez sur le bouton Afficher les cookies.

Repérez les fichiers qui contiennent le nom » …. « Sélectionnez-les et supprimez-les.

Cliquez sur » Fermer « pour revenir à votre navigateur

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Sur le site de la CNIL : http://www.cnil.fr/vos-droits/vos-traces/les-cookies